Coordonnateur - Service à la clientèle

Entreprise : Villagia de l'Île Paton
Adresse : 25, Promenade des Îles, Laval (Québec, Canada)
Status : Poste disponible
Catégorie : Administration

Description de l'entreprise

Sommaire du poste

Horizon Résidences pour aînés est une société canadienne de services aux personnes âgées qui connaît une croissance rapide. Elle exploite actuellement 7 communautés de retraite au Québec et prévoit une croissance future. Avec plus de 1 500 appartements dans le Grand Montréal, Joliette et Bécancour, notre mission est d'offrir aux résidents un milieu de vie agréable (vie autonome, vie assistée et soins de la mémoire), des soins et des services de qualité, dans le cadre d'une gestion responsable.

Nous sommes fiers de nos 500 employés dévoués qui ont un impact positif sur les résidents que nous servons, axé sur le bien-être et nos valeurs organisationnelles d'intégrité, de professionnalisme, d'attention et d'orientation vers les résidents.

La société mère, Spring Living, possède et gère 22 communautés de retraite et a récemment été reconnue comme l'une des entreprises à la croissance la plus rapide au Canada (Globe and Mail, septembre 2024).

La résidence Villagia de l’île Paton de Laval est à la recherche d’un coordonnateur(trice) Service à la clientèle – Expérience client

• Poste permanent à temps plein
• Bilinguisme anglais-français (obligatoire)
• Stationnement et repas gratuits
• Avantages sociaux
• Salaire de 27,30 $ l’heure

Le coordonnateur(trice) assiste la direction générale dans la gestion administrative dédiée à l’expérience client afin d’assurer un service à la clientèle de haut niveau et unique auprès des résidents, de promouvoir les services de la restauration, des soins, des loisirs, de l’entretien ménager et de la maintenance à la résidence dans le sens de la mission de l’entreprise. Il est responsable de la gestion de renouvellements des baux, des services administratifs, d’assurer les processus des conventions de gestion des condominiums dispensés aux propriétaires habitants, investisseurs et leurs locataires. Elle travaille en étroite collaboration avec les différents services de la résidence, assure l’image de marque du Villagia sur les réseaux sociaux.

Tâches – Service à la clientèle et support administratif :

• Rédiger et distribuer les communications aux résidents, familles, propriétaires et investisseurs
• Tenir les dossiers résidents à jour et les fichiers administratifs conformes aux exigences de la certification et standard d’HORIZON.
• Accueillir les nouveaux résidents et faciliter leur intégration au sein de leur communauté, voir à leur bien-être.
• Assurer la satisfaction des résidents et veiller à leur rétention.
• Assister les résidents, familles et investisseurs dans leurs questionnements et problématiques au quotidien ou lorsqu’ils souhaitent soumettre une situation. Transmettre les commentaires ou plaintes aux départements concernés et faire les suivis nécessaires pour en assurer la résolution.
• Préparer et distribuer les avis de renouvellements de baux. Rencontrer les résidents, s’assurer et réactualiser l’ensemble des informations et mise à jour des données au dossier.
• Assurer et produire les demandes de crédit d’Impôts sur les services à domicile des résidents et les transmettre à Revenu Québec.
• Promouvoir et proposer les services de restauration, soins, entretien ménager et de buanderie auprès des résidents et leur faire vivre l’expérience.
• En collaboration avec l’ensemble des services de la résidence et le service de la comptabilité, communiquer les informations relatives aux ajouts ou retraits de services.
• Assurer le processus administratif auprès du Tribunal Administratif du Logement, selon le cas.
• Coordonner les visites et assister les courtiers immobiliers dans les processus d’achat/ventes de propriétés, fixer et coordonner les horaires de visites des futurs acheteurs.
• Au titre de représentant du Syndicat des copropriétaires du Villagia, accompagner et collaborer au processus administratif à l’achat de propriétés auprès des courtiers immobiliers et notaires. Assister les intervenants, préparer les dossiers et produire tous documents relatifs à la transaction (DRCOP, convention de gestion, États financiers, budget, Procès-verbaux, assurances, etc.)
• En collaboration avec le service de la maintenance, coordonner le processus de remises à neuf des propriétés et assurer les livraisons dans les délais établis.
• Assister la direction générale et membres du syndicat des copropriétés du Villagia dans les processus administratifs et production de documents lors de la tenue des conseils d’administration et de l’Assemblée générale annuelle.

Exigences :

• Formation minimale de niveau collégial (ou l’équivalent) en vente, immobilier, administration, communications ou toute autre discipline jugée pertinente.
• Minimum de 3 ans d’expérience en services à la clientèle, hôtellerie, vente, location dans le domaine des RPA.
• Habiletés communicationnelles : Bilinguisme obligatoire (français et anglais).
• Maîtrise suffisante de la suite Office, notamment Excel, Hopem et Yardi.
• Axé sur le travail d’équipe et la collaboration avec les équipes multidisciplinaires.
• Possède de solides habiletés en communication interpersonnelle.
• Axé sur les résultats avec des compétences éprouvées de leader afin d’atteindre efficacement les objectifs en matière de qualité, de ventes et de rétention.
• Capacité à planifier et prendre des décisions basées sur des données.
• Expérience dans un rôle relié à l’acquisition, la rétention et la fidélisation de clients.
• Capacité à faire preuve d’initiative en cernant et réglant les problèmes de manière indépendante et proactive, tout en reconnaissant l’impact du changement sur les autres.

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