Adjoint(e) administratif(ive)

Entreprise : PAX Habitat
Adresse : 500, rue Saint-Charles-Borromée N., Joliette (Québec, Canada)
Status : Poste disponible
Catégorie : Administration

Description de l'entreprise

Sommaire du poste

Secrétariat :

• Assumer les tâches de secrétariat de l’équipe administrative
• Participer à l’organisation de l’assemblée générale
• Rédiger, corriger et mettre en page diverses correspondances
• Standardiser et uniformiser tous les documents, formulaires, politiques et procédures, dépliants et guides nécessaires au bon fonctionnement

Administration :

• Collaborer à la mise à jour de la certification
• Mettre à jour les documents administratifs et les statistiques
• Recevoir les demandes et les insatisfactions des résidents, les référer pour traitement aux personnes habilitées à y répondre et effectuer les suivis
• Participer aux renouvellements des baux
• Recevoir les demandes de réparation et d’entretien et les transmettre au responsable de la maintenance
• Préparer l’horaire de travail des contributeurs à la réception

Accueil :

• Accueillir les résidents, les visiteurs et les bénévoles et les diriger
• Répondre aux demandes de renseignements
• Participer aux visites de location
• Recevoir et transmettre les appels téléphoniques
• Recevoir et trier le courrier et les colis
• Voir à l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires en respectant le budget établi
• Contrôler les accès aux bâtiments en procédant au verrouillage ou déverrouillage des portes
• Voir au bon fonctionnement du photocopieur et télécopieur

Autres :

• Assurer la mise à jour de ses compétences
• Fournir une assistance en situation de crise ou en situation d’urgence
• Assumer toute autre responsabilité à la demande de son supérieur immédiat dans le cadre général de ses fonctions

Exigences du poste :

• Diplôme d’études collégiales en administration ou DEP en secrétariat
• Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office
• Expérience en rédaction de procès-verbaux et suivis de conseil d’administration
• Orientée vers la personne aînée
• Excellentes aptitudes à communiquer autant à l’oral qu’à l’écrit
• Confidentialité, discrétion et rigueur professionnelle
• Capacité d’évoluer dans un contexte de changement, grande flexibilité
• Être responsable, organisée et autonome

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