Emploi Adjoint(e) administratif(ive)
À Joliette
Entreprise : PAX Habitat
Statut : Possibilité d'emploi
Type : Temps partiel
Quart de travail : Jour
Salaire : À déterminer (selon expérience)
Catégorie : Administration
Lieu de travail : Joliette
Sommaire du poste
Secrétariat :
- Assumer les tâches de secrétariat de l’équipe administrative
- Participer à l’organisation de l’assemblée générale
- Rédiger, corriger et mettre en page diverses correspondances
- Standardiser et uniformiser tous les documents, formulaires, politiques et procédures, dépliants et guides nécessaires au bon fonctionnement
Administration :
- Collaborer à la mise à jour de la certification
- Mettre à jour les documents administratifs et les statistiques
- Recevoir les demandes et les insatisfactions des résidents, les référer pour traitement aux personnes habilitées à y répondre et effectuer les suivis
- Participer aux renouvellements des baux
- Recevoir les demandes de réparation et d’entretien et les transmettre au responsable de la maintenance
- Préparer l’horaire de travail des contributeurs à la réception
Accueil :
- Accueillir les résidents, les visiteurs et les bénévoles et les diriger
- Répondre aux demandes de renseignements
- Participer aux visites de location
- Recevoir et transmettre les appels téléphoniques
- Recevoir et trier le courrier et les colis
- Voir à l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires en respectant le budget établi
- Contrôler les accès aux bâtiments en procédant au verrouillage ou déverrouillage des portes
- Voir au bon fonctionnement du photocopieur et télécopieur
Autres :
- Assurer la mise à jour de ses compétences
- Fournir une assistance en situation de crise ou en situation d’urgence
- Assumer toute autre responsabilité à la demande de son supérieur immédiat dans le cadre général de ses fonctions
Exigences du poste :
- Diplôme d’études collégiales en administration ou DEP en secrétariat
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire
- Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office
- Expérience en rédaction de procès-verbaux et suivis de conseil d’administration
- Orientée vers la personne aînée
- Excellentes aptitudes à communiquer autant à l’oral qu’à l’écrit
- Confidentialité, discrétion et rigueur professionnelle
- Capacité d’évoluer dans un contexte de changement, grande flexibilité
- Être responsable, organisée et autonome
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